El desmontaje de un evento en un momento clave, tanto que el desmontaje de un evento puede diferenciar al organizador profesional de evento de quien no lo es.
Cuando organizamos un evento todos tenemos clara la importancia de que el conjunto de nuestras actuaciones y las de los proveedores y colaboradores estén bien coordinadas para que todo salga perfecto y a tiempo. El montaje del evento refleja esta preocupación, como lo demuestran los timing o cronogramas bien elaborados y detallados con los que trabaja cualquier organizador profesional de eventos. Toda la previsión de montaje se extiende hasta el mismo desarrollo del evento, y si bien están claras las diferencias entre los preparativos del evento y el momento en el que se corta la cinta o se imparte el discurso inaugural, la realidad es que una vez arranca un evento el trabajo del organizador no decae, simplemente cambia en algunos aspectos y deberá fijar su atención en otros puntos. ¿Pero qué sucede cuando el evento finaliza?
Un organizador profesional de eventos sabe que un evento no finaliza hasta que se va el último montador, desaparece el último material de la “zona 0”, y se lanza el último mailing a quienes participaron. Y eso sin contar los informes, hojas de cálculo, balances y análisis de cierre obligatorios para poder valorar los resultados y afrontar con la necesaria información la organización de la siguiente edición. Mal organizador será aquel que se descuide o “descorche la botella cava” antes de la total finalización del desmontaje de un evento.
A continuación vamos a recordar 5 puntos que no debemos descuidar a la hora de afrontar el desmontaje de un evento:
El desmontaje de expositores:
Cuando hablamos de ferias o de la exposición técnica de un congreso, debemos prever que los expositores necesitan un tiempo para desmontar sus materiales de exposición (menor que para el montaje) y abandonar la sede del evento dejando todo tal cual encontraron a su llegada. Aunque no podamos incluirlos en la categoría de congresistas, invitados o visitantes, lo expositores también son “clientes” del evento y no podemos dar por finalizado este hasta que terminen sus tareas. Reserva un espacio de tiempo en tu timing para que el desmontaje de expositores y mantén los servicios necesarios para que puedan realizar su trabajo (seguridad, eliminación de residuos, parking, etc…)
Desmontaje de instalaciones
El desmontaje de instalaciones propias del evento se alarga normalmente más en el tiempo que el desmontaje de los expositores, porque habitualmente no puedes retirar ciertos materiales hasta que los expositores abandonan la sede del evento. Coordina muy bien el orden y los tiempo de desinstalación y abandono de instalaciones. Asegúrate suministro eléctrico hasta el final y si una maquina es retirada revisa que de verdad ya no vas a necesitarla.
La seguridad
Los amigos de lo ajeno están esperando el momento de descuido de un organizador de eventos para llevarse lo que no es suyo. Extiende tus servicios de seguridad hasta que el último de los materiales de expositores y proveedores abandona la sede del evento. Recuerda que las noches y los fines de semana son especialmente críticas desde el punto de vista de seguridad. Debes tenerlo en cuenta en tu timing y en tus previsiones. Si un material alarga su estancia más de lo previsto asegúrate que su propietario entienda a partir de qué momento no puede contar con los servicios de seguridad del evento para que tome sus medidas y asuma la responsabilidad a partir de ese momento.
La limpieza
La limpieza es uno de los últimos servicios que entran en juego en el desmontaje de un evento. Pero, ojo, asegúrate que de verdad el servicio llega hasta el final, no sería la primera vez que los limpiadores empiezan y terminan su tarea antes de que los expositores abandonen la sede. ¿Quién limpiará entonces lo que queda tras el último expositor?
Información, permisos y despedida
Si de verdad ya ha terminado todo cuéntalo. Avisa al responsable de la sede, informa al responsable de los permisos de montaje y desmontaje y despídete de quien se queda. Y si es posible revisa con los responsables de la sede cómo queda todo tras el evento, y saca fotografías que confirmen el buen estado de las instalaciones, puede ser de gran utilidad en el futuro.
